Khi khách hàng muốn sử dụng dịch vụ thu nợ của công ty thu nợ, trước hết khách hàng phải có hồ sơ để
chứng minh việc đòi nợ của mình là có cơ sở. Một công ty thu nợ chuyên nghiệp chắc
chắn sẽ không thụ lý giải quyết nếu như hồ sơ không có căn cứ để thu hồi.
Một hồ sơ công nợ được gọi là có căn cứ cơ sở
thu hồi phải bao gồm những tài liệu sau: Tài liệu chứng minh về việc ký kết hợp
đồng, tài liệu thực hiện hợp đồng và tài liệu chứng minh nghiệm thu, xác nhận
giá trị thực hiện hợp đồng, ví dụ: Hợp đồng, biên bản giao nhận hàng, hóa đơn
GTG, đối chiếu công nợ…
Nếu như hồ sơ của khách hàng càng đầy đủ, chặt
chẽ thì càng thuận lợi cho các công ty thu nợ thực hiện nghiệp vụ thu nợ. Nhất
là thuận lợi trong việc giải quyết vụ việc bằng phương thông qua tố tụng. Ngược
lại, nếu hồ sơ còn thiếu hoặc yếu về pháp lý thì gây khó khăn trong quá trình
giải quyết, đặc biệt là tác động đến mức phí dịch vụ thu hồi nợ mà khách hàng
phải trả cho công ty thu nợ thuê.
